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广州易代账:如何保管公司印章?这些措施很重要

时间:2020-05-26 17:44:09 点击:

    公司印章对于公司来说肯定是非常重要的,为了避免工资丢失,应要实行印章专人保管,负责人印章与财务专用章分管的保管制度,并严格执行保管人交接制度。公司印章的保管可以采用以下的措施:

1、明确印章管理者的法律风险防控意识和责任

     公司可以要求和印章保管者签订“法律风险岗位承诺书”,明确保管者的法律风险防控意识及职责,同时也要加强对他们印章管理工作的法律防范教育,使其充分认识到印章的重要性,加强印章管理的技能和法律风险防范意识。

     在加强管理者的岗位意识的同时,也要建立规范的印章管理规定,如:明确印章管理者的管理职责,规范印章使用的业务流程,以及定时检查印章使用情况等,使印章管理工作做到有规可依,有章可循。

2、建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表。

     公司应建立并使用统一的印章使用审批制度和使用登记表,使用者应遵守公司的印章使用制度。一般来说,经企业领导同意后,印章使用者应填写统一的用印登记表,企业文员对用印文件要细心审核申请用印内容、用印次数是否一致,然后才能在相关文件上用印。

     需留心的是,使用印章时,要确保由印章保管人员亲自用印,不能让别人代为用印,同时不能让印章脱离印章保管人员的视野。未经企业主要领导亲自同意,不允许使用者将印章带着外出,即使需求外出带着,最好指定可信任的人随往,确保印章安全。

3、严格控制或禁止在空白文件上盖印章

     印章使用过程中,印章管理者一定要确保使用者不能在空白文件,如空白纸张、空白单据、空白介绍信等上面加盖公司印章,如遇特殊情况,必须要经过公司核心管理 者的同意,如果加盖印章的空白文件无用后,持有者也要该将空白文件退回印章管理部门(如行政部、办公室),请其妥善处理,从而确保用章安全。

4、要变更或者撤销的部门或公司要及时处理相关印章

     企业所属部门发生变更或被撤销后,印章统一管理部门必须收缴部门印章及用印记录;

     所属分公司注销后,在工商办理注销手续完后,必须收缴分公司包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录;

     项目部关闭后,项目部印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章处理部分会同法律部门将收缴的印章一起销毁,用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

5、印章不小心丢掉了,该怎样办?

     印章丢失必须在第一时间向公安机关报案,并取得报案证明,一同在当地或项目所在地报纸上刊登丢掉声明。

     之后,在进行补刻时,要拿上公安行政机关的报案回执、登报申明、补刻印章申请书等材料到当地公安机关进行企业备案,然后到指定印章地点公司进行刻章。

     公章丢失,即使我们自己保留了所有的公章信息,例如样式和编码,也不能私自进行刻章,否则企业将面临拘留的行政处罚。

   以上内容就是关于公司印章的保管措施,广州易代账希望以上的内容对你们有帮助。


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